Nouvelle publiée le 04 janvier 2021
Formation - Les notions de base en approvisionnement municipal — volet 1: introduction, application et aspects pratiques
En vertu d'une entente conclue entre la COMAQ et l'ATPA, les membres de l'ATPA profitent des formations de la COMAQ et ce au tarif membre.
Formation en ligne - 23 et 24 mars 2021 de 9 h à midi
Formateur du Centre de formations de la COMAQ : Mélanie Normandin, Ville de Beloeil
Présentation
Depuis 2009, les règles régissant la gestion contractuelle dans le milieu municipal ont changé considérablement. Les processus d’attribution des contrats des organismes municipaux sont sous haute surveillance. La multiplication de ces nouvelles exigences a contribué à complexifier le rôle du gestionnaire de l’approvisionnement municipal. Dans ce contexte, une bonne connaissance des principes et des règles en matière de gestion contractuelle est indispensables. À cet égard, cette formation s’adresse à tous les intervenants impliqués dans le processus de gestion contractuelle. Les sujets traités seront présentés sous un angle fonctionnel plutôt que sous un angle légal.
Objectif général
Cette activité à l’approvisionnement a pour but de :
- Donner un aperçu de l’environnement de l’approvisionneur
- Présenter l’abc des éléments à connaitre au jour 1 pour un nouveau responsable de l’environnement
- Proposer un coffre à outils
- Développer les habiletés professionnelles spécifiques à l’approvisionneur
Objectifs spécifiques
- Expliquer le rôle et les responsabilités de l’approvisionneur.
- Mettre en application les meilleures pratiques tout au long du processus d’achat, avant, pendant et après l’octroi du contrat.
- Distinguer les différents concepts liés aux processus d’acquisitions
- Distinguer les modes de sollicitations et les règles qui s’y appliquent
- Identifier les principes reliés à l’exécution du contrat
Éléments de contenu
1. Introduction
1.1 Présentation des formateurs
1.2 Présentation de la journée
1.3 Approche pratique et non légale de l’approvisionnement
2. Facteurs de succès liés à la profession
2.1 Définitions du rôle de la fonction approvisionnement
2.2 Qualités personnelles
2.3 Habiletés personnelles
3. L’environnement de l’approvisionneur
3.1 Survol des normes et de la réglementation
3.1.1 Environnement législatif, réglementation et politiques municipales
3.2 Définitions des terminologies
3.3 Définition et rôle des intervenants du milieu
3.4 Outils
4. Bonnes pratiques
4.1 Formation des services requérants
4.2 Journée des fournisseurs
4.3 Validation des soldes de contrats
4.4 Compléter l’estimation à partir du bordereau
4.5 Conservation des documents standardisée
4.6 Structure d’appel d’offres
5. Pièges à éviter
5.1 Scinder un contrat
5.2 Durée du contrat
5.3 Urgence
5.4 Fournisseur unique
5.5 Devis dirigé
5.6 Obligation d’information
5.7 Terminologie utilisée
6. Les étapes préalables au processus d’acquisition
6.1 Définition du besoin
6.2 Estimation détaillée
6.3 Validation de la disponibilité budgétaire
6.4 Analyse du marché
7. Modes de sollicitations
7.1 Les exceptions
7.2 L’avis d’intention
7.3 L’homologation
7.4 La pré-qualification
7.5 L’appel d’offres qualitatif
7.5.1 Obligations pour les services professionnels
7.5.2 Critères de sélection
7.5.3 Comité de sélection
7.6 Les contrats mixtes
7.7 Le Design Built
7.8 Choix de l’appel d’offres, l’appel d’offres sur invitation, l’appel d’offres public
8. Processus d’appel d’offres
8.1 Clauses administratives
8.1.1 Visites de chantier
8.1.2 Prix unitaires ou forfaitaires
8.1.3 Bordereau de prix
8.1.4 Garanties de soumission
8.1.5 Pénalités
8.2 Clauses techniques
8.2.1 Expérience des soumissionnaires
8.2.2 Échéancier
8.3 Addenda
9. Ouverture des soumissions et analyse de conformité
9.1 Négociation avec les soumissionnaires
9.2 Analyse de conformité des soumissions
9.2.1 Analyse administrative
9.2.2 Analyse technique
9.3 Le comité de sélection
9.4 Adjudication du contrat
9.4.1 Résolution du conseil
9.4.2 Autorisation du MAMH
9.5 Inscription des contrats de plus de 2 k $ sur SEAO
10. Rôle et responsabilité pendant l’exécution du contrat
10.1 Bon de commande
10.2 Comprendre le contrat et le devis technique
10.3 Rencontre de démarrage (vérifier les documents requis-lettre d’adjudication)
10.4 Dossier d’exécution (avis écrits, délais, pénalités)
10.5 Respect des clauses contractuelles (incluant les pris soumis)
10.6 Modification du contrat
10.7 Évaluation de rendement du fournisseur
10.8 Fin du contrat
10.8.1 Résiliation
10.8.2 Remise des garantis
10.8.3 Période de garantis du fabriquant versus cautionnement
10.8.4 Travaux de construction
11. Les ventes, la disposition d’un bien
Inscription
Membres de l'ATPA :
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