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02 septembre 2020

Message important adressé aux participants du Colloque annuel en travaux publics de l'ATPA


Chers participants inscrits au Colloque annuel de l'ATPA,

Les derniers mois ont prouvé une fois de plus le rôle essentiel des travaux publics au Québec. En effet, même lorsque la grande majorité des services et des bureaux étaient fermés, nos téléphones ont continué de sonner et nous avons continué de répondre. C’est dans cet esprit de résilience et de maintien de services, que le comité organisateur du Colloque annuel de l'ATPA vous présente ici tous les détails de l'événement qui se déroulera comme prévu à Sherbrooke.

Ainsi, après avoir rencontré les responsables du Centre des Congrès Delta de Sherbrooke et obtenu l'accord des membres du conseil d'administration de l'ATPA, nous voilà fin prêts à vous présenter le déroulement du Colloque annuel qui se tiendra du 17 au 20 novembre 2020.
 
Mesures liées à la sécurité
  • En premier lieu, le déroulement du Colloque répond aux exigences de l'Agence de la santé publique du Canada. L'ATPA, le Centre des congrès de Sherbrooke et chaque participant et exposant auront à signer une lettre témoignant du respect de leurs engagements respectifs vis-à-vis des mesures de sécurité imposées par la COVID-19.
  • De façon spécifique, l'organisation en date d'aujourd'hui se fait en fonction des consignes actuelles dictées par l'Agence de la santé publique du Canada : événement de moins de 250 personnes, distanciation de 2 mètres entre chaque participant, port du masque obligatoire lors des déplacements, prise des repas et des breuvages assis en tout temps et désinfection régulière.
Capacité maximum acceptée
  • Un maximum de 80 participants est possible actuellement. 
  • 36 kiosques seront acceptés et un maximum de 2 représentants par kiosque sera permis.
Conférences
  • Les conférences se dérouleront en présence avec un maximum de 80 participants en salle, assis à 2 mètres de distance.  Les participants devront conserver la même place dans la salle pour la durée complète de la journée.
  • Lors des déplacements, le port du masque sera obligatoire.
Déroulement des soirées et des journées
  • Les mesures présentées ci-dessus imposent nécessairement des changements dans l'organisation habituelle.
  • Les trois soirées et l'ensemble des repas se dérouleront à l'hôtel et seront pris sous forme de service aux tables.
Soirée d'ouverture du 17 novembre
  • Cette soirée est généralement dédiée à la mise en valeur de nos invités d'honneur et de nos exposants. Cet esprit sera conservé.
  • Les participants prendront les repas dans 5 salles et les exposants seront invités à faire le tour de ces salles et ils auront tous quelques minutes de présentation.
Déjeuners et dîners
  • Les trois déjeuners et les deux dîners se prendront également dans les 5 salles en formule service aux tables.
  • Les organisateurs veilleront à ce qu'il y ait une rotation des participants et des exposants pour maximiser les rencontres.
Soirée du 18 novembre 2020
  • La soirée du 18 novembre se déroulera également dans les 5 salles avec animation. 
Gala reconnaissance du 19 novembre 2020
  • Le gala se déroulera en salle de gala et un maximum de 4 personnes par table est prévu.
Salon des exposants
  • Le Salon des exposants sera ouvert de 7 h 15 à 15 h 15, le 18 novembre et de 7 h 15 à 13 h 30 le 19 novembre.
  • Des blocs de visite sont prévus à l'horaire et les participants seront également invités à prendre rendez-vous avec les exposants. 
Conditions d'annulation
  • Les participants ont jusqu'au 17 septembre pour annuler leur participation. 
  • Après cette date, aucune annulation ne sera acceptée et aucun remboursement ne sera effectué.
  • En cas de mise en arrêt de l'événement par le gouvernement, l'ensemble des réservations sera reporté au colloque de 2021.
  • Jusqu'à ce jour, plus de 70 participants (maximum de 80 participants admissibles) sont inscrits et les 36 espaces d'exposition sont réservés. C'est dans ce cadre de demande que nous avons cru bon maintenir le colloque. 
 
Nous demeurons disponibles pour répondre à vos questions en écrivant à info@atpa.ca et en composant le 438 831-4820.


Nous avons très hâte de vous retrouver en novembre prochain!
 
 
 
Le comité organisateur
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